纸质、音像资料管理办法

1.“中心”职工、研究生等所完成的各类学术论文、研究实验资料及图片、科研报告、课题答辩幻灯片等；
2.“中心”举办的各种活动的照片、录像及文字资料；
3.“中心”人员外出参加学术会议的照片、录像及文字资料；
4.其他渠道获得的纸质、音像资料等；
5.研究人员在实验过程中的原始记录必须使用“中心”统一印制的“实验原始记录纸”。

(1)“中心”人员及研究生凡要发表的学术论文经科研部修改并批准向有关刊物投递时，须在资料室备案后方可寄出；
(2)所发表学术论文每次的修改稿应由科研部通知资料室进行登记及寄出；
(3)发表论文作者在交纳版面费时，须将发表论文定稿的电子文档拷贝到资料室计算机或专用硬盘上，资料管理员接收到并签单后，方可到财务室办理交费手续；
(4)学术论文已发表且作者在收到样刊时，应及时向资料室上交样刊或文章原稿，以便收藏，编目后供“中心”人员利用。

(1)研究生开题报告
研究生开题报告经论证通过及根据评委提出的意见修改完善、科研部审定后，由其本人向资料室交开题报告1本。
(2)研究生学位论文
①毕业研究生在办理离校手续时，每人应向资料室上交3本学位论文，同时将学位论文电子文档、答辩时所制作的幻灯片拷贝到资料室计算机或专用硬盘上；
②毕业研究生在进行学位论文研究时所做的各类实验原始资料由研究生本人列出详细清单交由科研部审查，科研部在研究生办理离校手续前统一交资料室存档。资料室在未接到科研部的通知或未收到实验资料时，拒绝在离校手续单上签字；
③资料管理人员将收集到的毕业研究生的学位论文应及时制成光盘，有利长久保存和利用。
(3)本科生毕业论文(设计)
本科生毕业论文(设计)于其答辩后二周内由农药学系负责人指定一名参与本科生答辩工作的“中心”教师收集齐全后交资料室留存。

(1)接待来宾所拍摄的照片或录像；
(2)“中心”举办的各项活动的照片或录像；
(3)“中心”人员参加会议、进行田间实验的照片或录像；
(4)“中心”毕业研究生答辩、与导师、同学的合影、身着学位服的照片。

(1)接待来宾、“中心”活动及参加会议音像资料分别由拍摄人员在该项工作或活动结束后一周内交资料室分类留存；
(2)“中心”有关毕业研究生及研究生班活动照片由研究生班负责收集并交资料室留存；
(3)外出做实验人员在返回“中心”后，须将试验照片整理并拷贝到资料室计算机或专用硬盘上；报销差旅费时，必须经资料管理员在出差报销单上签字认可后，方可办理报销手续；
(4)为了使新拍影像资料不致流失而保存完好，资料管理人员将收集的音像资料分类制成光盘存于资料室；
(5)拍摄人员所在部门负责人有责任协同资料管理员督促上交相关资料。

由大会会务组负责在会议结束后，及时将会议全套资料收集整理后交资料室留存。

(1)外出参加会议人员须将会议所发全套资料整理1份交资料室留存；
(2)派出单位负责人有责任督促开会人员及时上交有关会议资料；
(3)参加会议人员无资料室的签字认可不得报销差旅费。